Como encaminhar procedimentos para outros órgãos da Defensoria a partir de manifestação aberta pelo cidadão à Ouvidoria?

A Ouvidoria da Defensoria Pública serve como um vínculo entre o cidadão e os diversos setores da instituição. Em muitos casos, as manifestações registradas exigem análises ou ações específicas que vão além da competência da Ouvidoria, demandando o envolvimento de outros órgãos, como as Defensorias Regionais, a Corregedoria ou setores especializados. 

Acompanhe neste artigo como encaminhar procedimentos a outros órgãos da Defensoria, a partir de uma manifestação aberta.

Ao analisar uma manifestação registrada pelo cidadão, o servidor da Ouvidoria pode identificar que a demanda requer uma análise ou ação específica de outro órgão da Defensoria. Por exemplo, uma reclamação sobre o atendimento em uma Defensoria Regional pode precisar ser encaminhada para a unidade em questão, ou uma denúncia de irregularidades pode exigir a intervenção da Corregedoria. Nesses casos, é necessário realizar o encaminhamento interno.

Passo 1. No "Painel Ouvidoria", clique em "Ver manifestação" (1) da tarefa desejada.

Passo 2. O sistema exibirá os dados da manifestação aberto pelo cidadão. Clique em "Iniciar análise" (1).

Passo 3. A manifestação alterará a situação para "Em análise" e será refletida no Portal da Cidadania, onde o cidadão poderá acompanhá-la. As ações na manifestação serão alteradas e exibirão os botões: "Elaborar documento" (1), "Encaminhar a órgão" (2) e "Responder manifestação" (3).

Passo 4. No "Painel Ouvidoria", clique em "Encaminhar" da manifestação que precisa ser encaminhada. O sistema abrirá o editor de documentos. Na aba "Modelos" (1), selecione um modelo pré-definido e edite o corpo do documento conforme desejado. Na aba "Propriedades" (2), preencha os campos:

• Classificação da manifestação - Sigilosa (Sim/Não): definir se o encaminhamento deve ser tratado com sigilo para o manifestante, dependendo da natureza da manifestação.
• Área de Atuação: especifique a área temática relacionada à manifestação (por exemplo, família, criminal, cível etc).
• Órgão de Destino: selecione o órgão ou setor da Defensoria para o qual a manifestação será encaminhada.
• Prioridade: destaque como prioridade na análise do órgão de destino.
• Prazo da manifestação: estabeleça um prazo para a análise e resposta do órgão de destino.
• Responsável: indique o responsável pela conclusão do encaminhamento.
• Assinatura Digital: caso o modelo do documento exija assinatura, selecione uma assinatura digital. Se optar por um modelo sem assinatura, essa etapa não será necessária.

Além disso, na aba "Anexos" (3), será possível anexar um documento em formato PDF ao encaminhamento, caso existam arquivos complementares que precisem ser enviados junto com a manifestação. Clique em "Assinar e Encaminhar" (4).

Passo 5. No "Painel Ouvidoria", o status da manifestação será atualizado para "Encaminhada" (1), e um novo ícone será adicionado à tarefa da manifestação, possibilitando visualizar procedimentos criados nos órgãos encaminhados. Clique no ícone "Procedimentos relacionados" (2).

Passo 6. O sistema exibirá a aba "Procedimentos relacionados" contendo mais detalhes.

• Múltiplos Encaminhamentos: a Ouvidoria pode encaminhar a mesma manifestação para vários órgãos diferentes, caso a análise identifique que mais de um setor precisa atuar na resolução da demanda. Por exemplo, uma manifestação pode ser encaminhada para a Corregedoria, uma Defensoria e um setor especializado, se necessário.
• Um Encaminhamento por Órgão: no entanto, não é permitido encaminhar a mesma manifestação mais de uma vez para o mesmo órgão. Isso significa que, após enviar a demanda para um órgão específico, a Ouvidoria não poderá encaminhá-la novamente para o mesmo órgão.

Passo 7. Caso o campo "Classificação da manifestação" seja definido como "Sigilosa" no passo 4, o sistema protegerá a identidade do manifestante. Nos órgãos de destino, o nome do cidadão será substituído por suas iniciais (1), e a pasta do procedimento (2) também será configurada para manter o sigilo. Essa medida é essencial para preservar a privacidade do cidadão em casos sensíveis ou que envolvam denúncias.

Pronto! Agora você já sabe como os servidores da Ouvidoria podem realizar encaminhamentos de forma ágil, organizada e, quando necessário, sigilosa. O encaminhamento de procedimentos para outros órgãos da Defensoria a partir de uma manifestação aberta pelo cidadão é um processo fundamental para garantir que as demandas sejam analisadas e resolvidas pelos setores competentes.