Elaborar documentos

A Ouvidoria da Defensoria Pública desempenha um papel essencial no atendimento às demandas dos cidadãos, garantindo que suas solicitações sejam analisadas e respondidas de forma adequada. Durante o processo de análise de uma manifestação, muitas vezes é necessário elaborar documentos internos, como pareceres, relatórios ou ofícios que auxiliem na tomada de decisões e no encaminhamento das demandas.

Acompanhe neste artigo como elaborar peças em uma manifestação aberta pelo cidadão.

Passo 1. No "Painel Ouvidoria", na manifestação desejada, clique em "Ver Manifestação" (1).

Passo 2. O sistema exibirá os detalhes da manifestação. Clique em "Iniciar análise" (1).

Passo 2.1 Nos detalhes da manifestação, o servidor encontrará a opção "Elaborar". Essa opção pode ser acessada de duas formas: No "Painel Ouvidoria", após a análise ser iniciada, ao clicar no ícone com seta para cima (1), é possível clicar na opção "Elaborar documento" (2).

Iniciando a análise, as ações na manifestação serão alteradas e exibirão as opções: Elaborar documento, Encaminhar a órgão e Responder manifestação. Clique em "Elaborar documento" (1).

Passo 3. O sistema abrirá o Editor de Documentos, uma ferramenta integrada que permite a criação e edição de peças relacionadas à manifestação. Na aba "Modelos" (1), selecione um modelo de documento.

Os modelos disponíveis variam de acordo com a necessidade da manifestação e podem incluir:

• Pareceres: para análises técnicas e jurídicas.
• Relatórios: para documentar o andamento da manifestação.
• Ofícios: para comunicações internas ou externas.
• Outros Documentos: dependendo da complexidade da demanda.

Além disso, é possível optar por modelos com ou sem assinatura digital, dependendo da formalidade exigida pelo documento.

Passo 4. Caso necessite, na aba "Anexos" (1), anexe os documentos desejados.

Passo 5. Na aba "Propriedades" (1), preencha os campos obrigatórios. No documento, insira as informações necessárias, é possível incluir textos, tabelas, imagens e outros elementos. Clique em "Concluir sem assinar" (2) ou "Assinar documento" (3).

Passo 6. Uma vez que o documento esteja pronto, o servidor deverá liberá-lo na pasta da manifestação, essa liberação poderá ser através da conclusão do documento com ou sem assinatura.

Após a liberação, o documento estará disponível na pasta da manifestação, onde poderá ser acessado e utilizado pelos servidores da Ouvidoria conforme necessário. É possível elaborar quantos documentos forem necessários para atender às demandas da manifestação, garantindo que todas as etapas do processo sejam devidamente documentadas e organizadas.

A elaboração de peças em uma manifestação aberta pelo cidadão é uma etapa fundamental para garantir que as demandas sejam analisadas e respondidas de forma eficiente e transparente. Ao utilizar as ferramentas disponíveis no SAJ Defensorias, os servidores da Ouvidoria podem criar documentos claros e precisos, que auxiliam no processo de tomada de decisões e no encaminhamento das solicitações